KVKK aydınlatma metni

Bu metin, Doğan Çoban tarafından işletilen dogancoban.com için geçerlidir. Aydınlatma bir izin talebi değildir. İşleminize ait bölüme geçebilirsiniz: İletişim ve talep formları · Test kaydı · Sohbet · Analitik.

1. Veri sorumlusu

Doğan Çoban
Manavkuyu Mah. 275 Sk. No: 4 D: 22, Bayraklı / İzmir
E-posta: kvkk@dogancoban.com

2. İşlenen veriler

• İletişim ve talep verileri: Form, e-posta, telefon veya WhatsApp ile paylaştığınız kimlik, iş iletişim bilgileri ve talep içeriği. Form alanları, alıcılar ve işlem dayanakları İletişim ve talep formları bölümünde açıklanıyor.
• Görüşme ve teklif verileri: Ön görüşmede aldığım notlar; size gönderdiğim özet ve teklif.
• Ücretsiz test verileri: Sitedeki bir testin ayrıntılı raporunu istediğinizde şirket adı, sektör, rol, çalışan sayısı, ad soyad, iş e-postası, isteğe bağlı telefon, test cevapları, sonuç ve iletişim isteğiniz. Ayrıntı: Ücretsiz testler.
• Sözleşme ve fatura verileri: Hizmet alırsanız sipariş, fatura ve hizmetin sunulması için gereken bilgiler (unvan, vergi dairesi ve numarası, adres, yetkili kişi).
• Eğitim ve çalışma verileri: Hizmet aldığınızda:
  • Katılımcı listesi: Ad soyad ve görev (katılım belgesi için)
  • Eğitim hazırlık formu yanıtları: Görev, yapay zekâ kullanımı, görüş ve sorular; ad isteğe bağlı
  • Eğitim sonrası değerlendirme formları
  • Fırsat Haritası görüşme ve gözlem notları: Kişi adı yerine rol yazılır
• Site kullanım verileri:
  • Barındırma hizmetinin, sitenin çalışması ve güvenliği için tuttuğu teknik kayıtlar: IP adresi, tarayıcı bilgisi, istek zamanı.
  • Çerezsiz ve toplu ziyaret istatistikleri: Hangi sayfaya bakıldığı, sayfaya nereden gelindiği, cihaz türü, ülke.
  • Adsız sayım: Açılan sayfa, test ve görüşme formu adımları, iletişim bağlantısına tıklama, gelinen sitenin adı ve cihaz türü. Ad, e-posta, IP adresi ya da cihaz kimliği kaydedilmez.

Özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din, biyometrik veri gibi) istemiyorum; lütfen paylaşmayın.

3. Amaçlar

• Talebinize yanıt vermek, ön görüşmeyi planlamak ve yapmak
• Özet ve teklif hazırlayıp göndermek
• İstediğiniz test raporuna ait yanıt ve sonucu kaydetmek; istediyseniz sonucunuzu konuşmak için size bir kez yazmak
• Hizmet sözleşmesini kurmak ve yerine getirmek: Eğitim, danışmanlık, uygulama ve takip
• Standart eğitimde katılımı ve öğrenmeyi değerlendirmek; size özel eğitimde ücretli hazırlık görüşmeleriyle içeriği planlamak ve katılım belgesi düzenlemek
• Fatura, vergi ve muhasebe yükümlülüklerini yerine getirmek
• Sitenin güvenli ve düzgün çalışmasını sağlamak; sitenin nasıl kullanıldığını toplu istatistiklerle anlamak
• Olası bir uyuşmazlıkta hakları kullanmak ve korumak

İzniniz olmadan size tanıtım e-postası göndermiyorum.

4. Hukuki sebepler

Kişisel verilerinizi KVKK'nın 5. maddesinin 2. fıkrasındaki şu sebeplere dayanarak işliyorum:

• Sözleşmenin kurulması veya ifası (c bendi): Sözleşmenin tarafı olan gerçek kişinin verileriyle doğrudan ilgili ve gerekli ölçüde talep, özet, teklif ve hizmetin sunulması. Şirket temsilcisinin iş iletişim verileri, temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla iş ilişkisinin yürütülmesine ilişkin meşru menfaat (f bendi) kapsamında değerlendiriliyor.
• Hukuki yükümlülük (ç bendi): Fatura, vergi ve muhasebe kayıtları.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (e bendi): Uyuşmazlık hâlinde.
• Meşru menfaat (f bendi): Site güvenliği ve teknik kayıtlar, toplu ziyaret istatistikleri, iş yazışmalarının düzenli tutulması, eğitim öncesi ve sonrası katılımcı formları. Bunları temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermeyecek biçimde yapıyorum.

Değerlendirme formundaki görüşünüzü yalnız açık rızanızla alıntı olarak kullanıyorum (KVKK m. 5/1). Bu rızayı istediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

İletişim ve talep formları

Veri sorumlusu: Doğan Çoban. /gorusme sayfasındaki ve sohbet penceresindeki formlardan adınızı, şirketinizi, e-posta/telefon bilginizi, seçtiğiniz konuyu, mesajınızı, varsa uygun gün/saatinizi ve formun açıldığı sayfayı elektronik olarak alıyorum. İletişim ve talep kaydı Google Apps Script üzerinden Google E-Tablolar’a yazılıyor; Zoho Mail ile bana e-posta bildirimi geliyor. Bu formdaki bilgiler yapay zekâya gönderilmiyor.

Sohbetten form gönderirseniz son 6 sohbet iletisi de talebinize ekleniyor; her ileti en fazla 300 karakterle sınırlanıyor. Amacım talebinizi anlamak, yanıt vermek ve istediğiniz görüşmeyi planlamak. Form göndermek pazarlama izni vermiyor.

Hukuki sebep: Sözleşmeye taraf olacak gerçek kişinin doğrudan ilgili ve gerekli verilerinde KVKK m. 5/2-c; diğer iletişim taleplerinde ve şirket temsilcisinin iş iletişim verilerinde temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla talebi yanıtlama ve iş yazışmalarını yürütmeye ilişkin meşru menfaat (m. 5/2-f). Verilere talebi yanıtlamakla görevli Doğan Çoban erişiyor. Sağlayıcılar ve aktarım durumu 6–7. bölümlerde, saklama 8. bölümde, haklar ve başvuru kanalları 11–12. bölümlerde açıklanıyor.

İsteğe bağlı analitik ölçüm

Google Analytics 4, site kullanımını anlamak için yalnız ayrı analitik izninizle çalışıyor (KVKK m. 5/1). Sayfa adresi (sorgu ve URL parçası olmadan), ziyaret süresi, cihaz/tarayıcı bilgisi ve iletişim bağlantısının türü ölçülüyor. Ad, e-posta, form yanıtı ve sohbet içeriği göndermiyorum. Google ölçüm verilerini yurt dışında işliyor; aşağıdaki aktarım incelemesi bu hizmet için de geçerli. Çerez izni bu ayrı aktarım incelemesini kapatmıyor. İzni alt bilgideki “Analitik tercihleri” düğmesiyle geri alabilirsiniz. Çerez ve süre ayrıntıları.

5. Toplama yöntemi

Verilerinizi şu yollarla topluyorum:

• Gönderdiğiniz e-postalar ve WhatsApp mesajları, telefon görüşmelerimiz
• Keşif görüşmesi ve çalışmalar sırasında
• Eğitim hazırlık ve değerlendirme formlarıyla (çevrim içi ya da basılı)
• Sitedeki ücretsiz testlerin rapor formuyla, görüşme talep formuyla ve sohbet penceresindeki talep formuyla
• Sitenin barındırma ve ölçüm araçları aracılığıyla otomatik olarak

6. Aktarım

Verilerinizi satmıyorum ve pazarlama amacıyla kimseyle paylaşmıyorum. Verileriniz, hizmet için gereken ölçüde şu alıcılara aktarılabilir:

WhatsApp ile yazmayı seçerseniz mesajınız WhatsApp (Meta) altyapısından geçer. Bu hizmetin kendi gizlilik koşulları geçerlidir.

7. Yurt dışına aktarım

Google, Zoho ve Cloudflare Türkiye dışında veri işliyor; yurt dışından erişim de aktarım sayılıyor. Düzenli aktarımda KVKK m. 9 kapsamında yeterlilik kararı veya uygun güvence gerekiyor. Avrupa Birliği veri merkezi tek başına yeterli değil.

Bu hesapların aktarım güvenceleri henüz doğrulanmadı. Aydınlatmayı okumak, sohbeti başlatmak veya çerez izni vermek bu eksikliği gidermiyor; arızi aktarım istisnası düzenli hizmetlerin genel dayanağı olarak kullanılmıyor.

8. Saklama süresi

• Genel kural: Verilerinizi işlendikleri amaç için gerekli süre boyunca ve ilgili mevzuatın öngördüğü süreler kadar saklıyorum.
• Sözleşmeye dönüşmeyen yazışmalar: Son yazışmadan en geç 2 yıl sonra silinir.
• Katılımcı formları: Güncel hizmetlerde hazırlık, öğrenme ölçümü ve değerlendirme kayıtlarının amacı ve saklama süresi, veriler alınmadan önce hizmete özel aydınlatmada açıklanıyor. Eski hizmetlere ait 60/90 günlük süreler yeni formlara otomatik uygulanmıyor. Alıntı izni verdiğiniz görüş, izni geri alana kadar kullanılır.
• Katılımcı listesi: Hizmetin sunulduğunu gösteren kayıt olarak en fazla 2 yıl saklanıyor; faturanın kanuni saklama süresi ayrı değerlendiriliyor.
• Danışmanlık çalışma notları: Seçilen çalışmanın amaç, erişim ve saklama koşulları veri alınmadan önce hizmete özel belirleniyor; fatura süresi bütün çalışma notlarına uygulanmıyor.
• Fatura ve muhasebe kayıtları: Vergi mevzuatındaki süreler boyunca saklanır.
• Süre dolunca: İşleme şartları sona erdiğinde veriler siliniyor, yok ediliyor ya da anonim hâle getiriliyor. Yukarıdaki işletme süreleri gereklilik daha erken bittiğinde veri tutma hakkı vermiyor; imha işlemleri kayıt altına alınıyor.

9. Ücretsiz testler

İş yükü hesaplayıcısı istisnadır: Şirket/iletişim bilgisi istemiyor; iş adları ve yanıtları sunucuya göndermiyor. Yalnız tarayıcıda kişi-saat hesabı yapıyor. Sayfanın genel adsız sayımı ayrı.

Sitedeki ücretsiz testlerde cevaplarınız ve sonucunuz tarayıcınızda hesaplanır; kısa sonucu görmek için hiçbir bilgi vermeniz gerekmez. İsteğe bağlı rapor kayıt formunu gönderdiğinizde şirket adınızı, sektörünüzü, adınızı, iş e-postanızı ve isterseniz telefonunuzu alıyorum. Bu bilgiler cevaplarınız ve sonucunuzla birlikte kaydedilir.

• Amaç: İstediğiniz raporun yanıt ve sonuç kaydını tutmak. Rapor otomatik hesaplanıyor; şirketinize özel danışmanlık analizi yapılmıyor. Raporu tarayıcınızdan yazdırabilir veya PDF olarak kaydedebilirsiniz. İletişim kutusunu işaretlediyseniz sonucunuzu konuşmak için size bir kez e-postayla yazmak.
• Hukuki sebep: İstediğiniz rapor kaydının tutulması ve talep ettiğiniz tek seferlik iletişim için, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat (KVKK m. 5/2-f). Duyuru ve tanıtım e-postaları yalnız ayrıca vereceğiniz açık rızayla ve İYS kaydıyla gönderilir.
• Tutulmayanlar: Test kaydında IP adresi, çerez, konum ve tarayıcı bilgisi tutulmaz.
• Aktarım: Kayıtlar Google Apps Script üzerinden Google E-Tablolar’da tutuluyor; Zoho Mail ile bana bildirim geliyor. Google ve Zoho Türkiye dışında veri işliyor. Aktarım şartları ve doğrulama durumu 7. bölümde açıklanıyor.
• Saklama: İş ilişkisi kurulmazsa kayıt, son iletişimden 12 ay sonra silinir. Bu süre bir kanuni zorunluluk değil, azami işletme süresi. Yalnız toplu istatistik için kimliği belirlenebilir veri saklanmıyor; işleme gereği daha önce bittiğinde veri siliniyor veya gerçekten anonimleştiriliyor.
• Haklarınız: Aşağıdaki haklarınızı test kayıtlarınız için de kullanabilirsiniz.

10. Sohbet asistanı (yalnız kullanırsanız)

Bu bölüm yalnız sitedeki sohbet asistanını kullanırsanız geçerlidir. “Sohbete başla” düğmesine basıp soru göndermeden Gemini’ye sohbet sorusu gönderilmiyor ve sohbetin koruma hizmeti başlatılmıyor. Sitenin barındırma, çerez ve ziyaret ölçümü işlemleri ayrı; bunlar ilgili bölümlerde açıklanıyor. Talep formunu sohbeti başlatmadan da kullanabilirsiniz.

• Ne gönderilir: Asistana yazdığınız soru ve ilgili kamu hizmet bilgileri, yanıt üretilmesi için Google'ın Gemini hizmetine gönderilir. Kötüye kullanımı önlemek için Google'ın koruma hizmeti (Firebase App Check ve reCAPTCHA Enterprise) tarayıcı ve cihaz sinyallerini işler.
• Google'ın kullanımı: Asistan Google'ın ücretsiz hizmetini kullanır. Google gönderilen içeriği ve yanıtları kendi hizmetlerini geliştirmek için kullanabilir ve çalışanları okuyabilir. Bu yüzden asistana adınızı, iletişim bilginizi ya da şirketinize ait gizli bilgileri yazmayın.
• İlk sorudan önce: Asistan işleme açıklamasını ve bu bölüme bağlantıyı gösteriyor. Kullanım Türkiye’den ve 18 yaş ve üzeri kişiler içindir. Kişisel ya da gizli bilgi yazılmıyor. “Sohbete başla” düğmesi asistanı açıyor; aydınlatma metnine açık rıza veya yurt dışı aktarım izni yerine geçmiyor.
• Talep formu: Sohbet penceresindeki görüşme talebi, geri bildirim ve soru formu yapay zekâya gönderilmez. Görüşme formu gibi bana ulaşır; İletişim bilgileriniz ve varsa son 6 sohbet iletisi Google E-Tablolar’a kaydediliyor, Zoho Mail bildirimiyle bana ulaşıyor. Ayrıntı: İletişim ve talep formları.
• Saklama: Sohbetin tamamını ayrı bir kayıt olarak saklamıyorum; sayfayı yenilediğinizde tarayıcıdaki sohbet siliniyor. Talep formunu gönderirseniz forma eklenen son sohbet satırları bana ulaşıyor ve talep kaydında saklanıyor. Google'ın tuttuğu kayıtlar Google'ın koşullarına tabidir.
• Hukuki sebep ve aktarım: Sorunuza yanıt verilmesi ve hizmet güvenliği için gerekli, ölçülü işlemlerde meşru menfaat (KVKK m. 5/2-f); bu şart Google'ın kendi amaçlarıyla kullanımı veya yurt dışı aktarımı için tek başına yeterli değil. Google Türkiye dışında veri işleyebiliyor; aktarım şartları ve doğrulama durumu 7. bölümde açıklanıyor.

11. Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesindeki bütün haklarınızı kullanabilirsiniz:

• Verinizin işlenip işlenmediğini, işlenmişse bilgilerini, amacını ve amaca uygun kullanımını öğrenmek; yurt içi/yurt dışı alıcıları bilmek.
• Eksik veya yanlış verinin düzeltilmesini; m. 7 şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini ve işlemlerin alıcılara bildirilmesini istemek.
• Yalnız otomatik analiz sonucu aleyhinize çıkan sonuca itiraz etmek.
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle uğradığınız zararın giderilmesini istemek.

12. Başvuru

Taleplerinizi, kimliğinizi doğrulayan bilgilerle birlikte yazılı olarak iki yoldan iletebilirsiniz:

• İmzalı yazılı başvuruyla yukarıdaki adrese
• Daha önce bana bildirdiğiniz ve sistemimde kayıtlı e-posta adresinizden kvkk@dogancoban.com adresine; güvenli elektronik imza veya mobil imza ile de başvuru yapabilirsiniz

Başvurunuzda ad soyad, yazılıysa imza, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası; yabancılar için uyruk ve pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, tebligat adresi, varsa bildirim e-postası/telefon/faks ve talep konusu yer alıyor. Kimlik doğrulamasında yalnız gerekli bilgileri istiyorum; kimlik kartı kopyası standart zorunluluk değil.

Başvurunuzu en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırıyor, sonucu yazılı veya elektronik olarak bildiriyorum. İşlem ayrıca bir maliyet gerektirirse Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirlediği tarife uygulanabilir. Başvurunuz reddedilirse, cevabı yetersiz bulursanız ya da süresinde cevap verilmezse, önce veri sorumlusuna başvuru yolunu kullanarak, yanıtı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kurula şikâyette bulunabilirsiniz.

13. Uygulama müşterileri ve müşteri adına işlenen veriler

Uygulama hizmetini alan gerçek kişinin sözleşme ve iletişim bilgilerini sözleşmenin kurulması/ifası için (m. 5/2-c); şirket temsilcisinin iş iletişim bilgilerini iş ilişkisinin yürütülmesi için, temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat kapsamında (m. 5/2-f) işliyorum. Fatura ve zorunlu kayıtlar hukuki yükümlülük (m. 5/2-ç), uyuşmazlık kayıtları hakkın tesisi/kullanılması/korunması (m. 5/2-e) kapsamında değerlendiriliyor. Veriler sözleşme, yazışma ve destek talepleriyle elektronik veya yazılı olarak toplanıyor; alıcılar ve aktarım koşulları 6–7. bölümlerde açıklanıyor.

Müşteri şirketinin sohbet ziyaretçileri, çalışanları ve müşterileriyle ilgili uygulama verilerinde amaçları müşteri belirliyor; ben onun yazılı talimatıyla veri işleyen olarak çalışıyorum. Sohbet soruları ve gerekli teknik kayıtlar; şirket içi asistandaki belgeler, kullanıcı hesapları ve erişim rolleri; otomasyondaki kaynak/hedef alanları yalnız seçilen hizmetin gerekli kapsamıyla sınırlanıyor. Verinin türü, kullanım amacı, erişecek kişiler, sağlayıcılar, işleme ülkeleri, saklama ve imha şartları müşteriyle veri işleme sözleşmesinde belirleniyor. Müşteri kendi ilgili kişilerine aydınlatma yapıyor ve gerekli işleme/aktarım şartını sağlıyor.

Müşteri verisini kendi reklamım veya model eğitimi için kullanmıyorum. Kişisel veriyle uygulama başlamadan önce gerekli işleme ve aktarım şartları ile güvenlik tedbirleri doğrulanıyor. Müşteri adına işlenen veri için başvurunuzu ilgili müşteri şirketine iletebilirsiniz; bana gelen talebi yetkili veri sorumlusuna iletiyor ve yanıt sürecine destek sağlıyorum. Kendi veri sorumluluğumdaki işlemler için 11–12. bölümlerdeki hak ve kanallar geçerli.

Veriler işlendikleri amaç için gereken süreyle sınırlı tutuluyor. İşleme şartı bittiğinde silme, yok etme veya anonimleştirme gerekiyor; yalnız kanunen zorunlu sınırlı kayıtlar ilgili süre boyunca korunuyor. KVKK bütün uygulama verileri için tek bir sabit saklama süresi belirlemiyor.

14. Değişiklikler

Bu metni gerektiğinde güncelliyorum; geçerli sürüm bu sayfadadır. Yeni bir işleme amacı oluşursa o işlem başlamadan önce ayrıca bilgilendiriyorum. Silme işlemleri otomatik değil, kayıtlı manuel kontrollerle yürütülüyor; sağlayıcıların güvenlik ve yedek kayıtları kendi koşullarına tabidir.